نرم افزار CRM دندانپزشکی | مدیریت بیماران، تماس و پذیرش

بیمار ممکن است قبل از مراجعه چندین بار با کلینیک تماس بگیرد. اگر سابقه این ارتباطات ثبت نشود، کارشناس بعدی اطلاعات کافی از مکالمات قبلی نخواهد داشت.

CRM کمک می‌کند اطلاعات و تعاملات مربوط به هر مراجعه‌کننده در یک پروفایل متمرکز قرار گیرد تا پذیرش با دید کامل‌تری پاسخ دهد.

با CRM می‌توان اطلاعات ارتباطی مراجعه‌کنندگان را در یک محیط منظم مدیریت کرد تا تیم پذیرش دید بهتری نسبت به سابقه ارتباط با هر فرد داشته باشد.

تماس تلفنی یکی از مهم‌ترین مسیرهای ارتباطی بین بیمار و کلینیک است. ایساتل کمک می‌کند تماس‌های ورودی و خروجی در کنار اطلاعات CRM مدیریت شوند.

وقتی بیمار با کلینیک تماس می‌گیرد، سیستم تلفنی می‌تواند تماس را به بخش مربوطه هدایت کند و نظم بیشتری به تماس‌های ورودی بدهد.

اگر شماره تماس فرد در CRM ثبت شده باشد، سیستم می‌تواند اطلاعات مرتبط با آن شماره را در اختیار کارشناس قرار دهد. کارشناس مجبور نیست برای هر تماس اطلاعات را از ابتدا جست‌وجو کند.

بسیاری از مراجعه‌کنندگان اولین بار با یک سؤال ساده تماس می‌گیرند؛ مثل درخواست مشاوره ایمپلنت، هزینه لمینت یا گرفتن وقت ارتودنسی.

این تماس‌ها می‌توانند به‌عنوان سرنخ جدید در CRM ثبت شوند تا تیم پذیرش بتواند آنها را تا مرحله مراجعه پیگیری کند.

با ثبت این مراحل، تیم کلینیک می‌تواند ببیند هر مراجعه‌کننده در چه مرحله‌ای قرار دارد و کدام درخواست‌ها هنوز به مراجعه تبدیل نشده‌اند.

گاهی مراجعه‌کننده بعد از تماس اولیه نیاز به زمان دارد: درباره هزینه تحقیق می‌کند، با خانواده مشورت می‌کند، یا هنوز زمان مناسب برای مراجعه پیدا نکرده است.

ثبت یک فعالیت پیگیری در سیستم از فراموش شدن ارتباط جلوگیری می‌کند؛ مثلاً پیگیری سه‌شنبه ساعت ۱۷.

ارتباط با مراجعه‌کنندگان فقط به اولین مراجعه محدود نمی‌شود. بسته به فرآیند کلینیک، ممکن است لازم باشد با مراجعه‌کنندگان قبلی نیز تماس گرفته شود.

برای کلینیک‌هایی که تعداد تماس بالایی دارند، مرکز تماس می‌تواند ساختار ارتباطات را منظم‌تر کند.

کلینیک‌های بزرگ‌تر ممکن است چندین واحد یا کارشناس داشته باشند. سیستم تلفنی می‌تواند تماس‌ها را بر اساس ساختار سازمانی مدیریت کند.

با WebRTC، کارشناسان می‌توانند تماس‌های کاری را مستقیماً از مرورگر مدیریت کنند.

این قابلیت برای پذیرش و تیم‌های تماس کلینیک کاربرد دارد و وابستگی به تلفن فیزیکی برای هر فعالیت تلفنی را کاهش می‌دهد.

یک تماس پاسخ‌داده‌نشده ممکن است مربوط به مراجعه‌کننده‌ای باشد که برای دریافت نوبت یا مشاوره تماس گرفته است. بهتر است این تماس‌ها وارد فرآیند پیگیری شوند تا فرصت از دست نرود.

پذیرش معمولاً اولین نقطه تماس مراجعه‌کننده با کلینیک است. CRM و مرکز تماس به مدیر کمک می‌کنند فعالیت تیم را بهتر ببیند.

در کلینیک‌هایی با حجم بالای تماس، بررسی دستی تمام مکالمات دشوار است. ماژول تحلیل AI می‌تواند برای استخراج اطلاعات از مکالمات و شناسایی الگوهای پرتکرار استفاده شود.

یک کلینیک ممکن است خدمات متنوعی ارائه کند. CRM به دسته‌بندی درخواست‌های مراجعه‌کنندگان کمک می‌کند تا تیم پذیرش بداند هر فرد درباره چه خدمتی تماس گرفته است.

اگر یک مجموعه دندانپزشکی چند شعبه داشته باشد، مدیریت ارتباطات پیچیده‌تر می‌شود.

در چنین ساختاری می‌توان ارتباطات را بر اساس شعبه و تیم مربوطه سازمان‌دهی کرد؛ جزئیات این قابلیت مطابق امکانات واقعی پیاده‌سازی‌شده در ایساتل معرفی و پیکربندی می‌شود.

برای بررسی عملکرد تیم پذیرش و تماس می‌توان شاخص‌هایی مانند موارد زیر را دنبال کرد. این داده‌ها به مدیر کمک می‌کنند فرآیند ارتباط با مراجعه‌کننده را بر اساس واقعیت بسنجد.

وقتی اطلاعات مشتری و تماس‌های تلفنی در سیستم‌های جداگانه باشند، تیم پذیرش ممکن است تصویر کاملی از ارتباط با مراجعه‌کننده نداشته باشد.

ایساتل CRM و مرکز تماس را در یک محیط یکپارچه قرار می‌دهد.

کلینیک دندانپزشکی فقط به یک سیستم تلفنی نیاز ندارد؛ ارتباط با مراجعه‌کننده از اولین تماس شروع می‌شود و می‌تواند در مراحل مختلف ادامه پیدا کند.

ایساتل کمک می‌کند مشتری، تماس، سرنخ، پیگیری و تیم پذیرش در یک محیط متمرکز مدیریت شوند.